Effektivare möten med modern digital teknik
– Länsförsäkringar Värmland vill skapa länets mest attraktiva arbetsplats.
I våras behövde jag hjälp av min bank med ett krånglande bank-ID. Men dörren till kontoret var låst och en skylt berättade att “Alla besök på bankkontoret måste bokas i förväg”.
Min inställning till digitaliseringen är att den är nödvändigt för att utveckla samhället, men när det inte längre går att få snabb hjälp av en person så har vi förlorat något viktigt.
Länsförsäkringar Värmland har till skillnad från min bank förstått det här. Med toppmodern teknik vill de skapa en attraktiv arbetsplats där medarbetarna trivs och kan möta kunden på hennes villkor.
32 år inom IT
Marcus Ohlsson är IT-gruppchef på företagets huvudkontor i Karlstad. Han har snälla nyfikna ögon. Är klädd i vit skjorta, blåjeans och springskor. Under skjortärmen skymtar en smartklocka.
När han anställdes 1988 var Länsförsäkringar en modern arbetsplats med telefax och dataterminaler som hanterade viktig information. 1993 blev Marcus “ADB-teknisk samordnare” med uppdrag att se till att terminalerna funkade.
En digital revolution senare har ADB (Automatisk Databehandling) blivit IT och Marcus leder en grupp tekniker som löser alla IT-problem i huset.
Han medverkar också till att driva utvecklingen av den teknik som har med arbetet och kundmötet att göra. Datorer, telefoner, nätverk och säkerhet ska funka, liksom ljud-och-bildutrustningen i alla mötesrum.
All sådan teknik uppdaterade Länsförsäkringar rejält när de byggde om och renoverade sina lokaler 2022.
Dubbla skärmar
De större mötesrummen hos Länsförsäkringar Värmland har dubbla skärmar - en för mötesdeltagarna och en för presentationer. Ovanför skärmarna sitter en högupplöst kamera och I taket finns högtalare och mikrofoner. All utrustning drivs av en Crestronprocessor som är ansluten till en styrpanel.
Vill skapa en toppmodern arbetsplats
Marcus har suttit i det här huset i över 30 år.
– Under tiden har vi lappat och lagat, men lokalerna och utrustningen har blivit mer och mer omodern. När Länsförsäkringar Värmlands styrelse beslutade att vi skulle bygga om och skapa en attraktiv arbetsplats så var det en dröm som gick i uppfyllelse för mig, berättar Marcus.
Den övergripande planen var att hela kontoret ska byggas om för att skapa bra mötesplatser för medarbetare och kunder. Men detaljerna får alla vara med och tycka till om.
Medarbetarna delas in i grupper som tar fram förslag på hur nya arbetsplatsen ska designas, inredas, och vilken teknik som ska finnas. De mäter hur mycket mötesrummen används och frågar kollegorna vad de hade för önskemål för sina arbetsplatser, kundmötesrum och sammanträdesrum.
Tekniken var svår att hantera
Undersökningen visar att folk är frustrerade. Mötesrummen har gamla och nya projektorer som fungerar på olika vis. Kablar är långa och trassliga och högtalare går bara att få igång om du har tur. Det är svårt att få tekniken att fungera eftersom alla mötesrum har olika utrustning och anslutningar.
Dessutom har personalen fem olika generationer av samma laptop. Alla med olika drivrutiner, vilket betyder att de hanterar externa skärmar på olika vis.
Lösningen är att bygga allt på samma vis
Teknik ska vara enkel, menar Marcus.
– Drömmen var att varje person ska kunna ta sin dator och sätta sig i vilket rum som helst, ansluta trådlöst till nätverk och skärmar och sedan vara igång direkt. Om alla kontorsplatser och mötesrum har samma utrustning behöver folk aldrig fundera på hur man kopplar in sig.
Även de mindre mötesrummen har dubbla skärmar. Mikrofoner, högtalare och högupplöst kamera finns i en soundbar från Crestron, monterat under TV-skärmarna.
En hel våning till mötesrum
Sagt och gjort.
Alla mötesrum byggs på våning tre och de får namn efter Värmländska turistattraktioner som Branäs och Rottneros.
Varje sammanträdesrum har stora skärmar. De största rummen har två. Dessutom ordentliga högtalare och mikrofoner som fångar upp hela rummet.
Alla arbetsplatser och fokusrum får exakt samma skärmar och anslutningar, och till de största sammankomsterna byggs en samlingslokal med läktare, bioduk, bautaprojektor och tio takhögtalare.
Kundmötesrum för hybridmöten
På bottenplan byggs en reception med ett digitalt kösystem och en skärm som visar information och profilerande bild- och videomaterial.
I receptionen finns också ljudisolerade kundmötesrum med skärmar och möjlighet till hybrid-möten.
Trådlösa anslutningar blev för svårt
Det enda Marcus fick tumma på var trådlösa skärmanslutningar, eftersom de var svåra att få till med både gamla och nya datorer.
Istället får varje arbetsplats och mötesrum enhetliga kabelanslutningar för ljud och bild, och all hårdvara ställs in så att den anpassar sig automatiskt till datorn som ansluts.
– Egentligen har vi byggt allt runt medarbetarnas datorer. Vi bestämde oss tidigt för att vår standard för videomöten och interna samarbeten ska var Teams, inga dyra eller krångliga tredjepartslösningar, utan de vanliga programmen som alla är vana vid. Sen har vi valt all ljud-och-bildutrustning för att passa det.
I flera av mötesrummen finns en avancerad takmikrofon från Sennheiser som med 28 riktade elektretmikrofoner plockar upp alla deltagarnas röster lika klart.
Både kunder och medarbetare har fått en bättre upplevelse
Nu har det gått ett år sedan nya kontoret stod klart. Personalen har fått utbildning och i varje rum finns en laminerad lathund som med pedagogiska bilder visar hur man ansluter sin dator.
Marcus låter nästan förvånad när han berättar att “det verkar räcka”.
– Första tiden krävdes en del intrimning, men nu får vi nästan inga ärenden alls till oss. Det kommer någon enstaka som behöver hjälp ibland, men det är snabbt fixat.Han berättar att både kunder och medarbetare verkar ha fått en bättre upplevelse.
– Bankaffärer är viktiga för folk och man behöver kunna träffa en person och känna ett förtroende. Våra nya mötesrum gör att kunder kan känna sig trygga i att ingen hör deras privata samtal med handläggaren, och de kan tillsammans ta upp saker på skärmen för att diskutera lån eller försäkringsärenden utan insyn från någon annan.
– Allt det här gör att det nu är betydligt enklare att gå till och hantera ett sammanträde avslutar Marcus.
Så enkelt genomförs ett möte
En medarbetare som vill arrangera ett möte går in i sin kalender och bokar en möteslokal i lämplig storlek. Några minuter innan mötet går hon till det bokade rummet och kontrollerar på den digitala displayen utanför att bokningen registrerats korrekt.
Från bordsbrunnen drar hon fram en usb-kabel och en hdmi-kabel som hon pluggar in i sin dator, vilket väcker liv i två skärmar i ena änden av rummet. På ena skärmen syns mötesdeltagarna som ansluter via Microsoft Teams, och på den andra öppnar hon en Powerpoint-presentation med mötesagendan.
Hon hälsar alla deltagare välkomna till mötet och ställer snabbt in en behaglig ljudvolym på en digital styrpanel som står på bordet.
I taket längs hela rummets utbredning finns högtalare monterade, vilket gör att alla deltagare får samma ljudvolym. I taket finns också en avancerad mikrofon från Sennheiser som plockar upp alla deltagarnas röster lika klart. Om någon pratar lite för tyst så höjer mikrofonen försiktigt volymen från den deltagaren för att normalisera ljudnivån.
En högupplöst kamera, centralt placerad under de båda skärmarna, täcker hela rummet. Skärpan är krispig i hela rummets djup, vilket gör att alla deltagare syns lika tydligt.
När mötet är avslutat stänger hon av all teknik med ett tryck på styrpanelen.
Bra ljud och bild på företaget, utan krångel
Fakta om Länsförsäkringar Värmlands nya mötesteknik
Elcenter har hjälpt Länsförsäkringar planera, installera och programmera TV-skärmar, kameror, högtalare och mikrofoner i sammanlagt 21 mötesrum. Vi har också installerat informationsskärmar för både intern och extern information.
När företaget ska ha stora sammankomster håller de till i Forum, som rymmer upp till 40 personer. Ljudet i lokalen skapas av tolv takhögtalare. Tal och miljöljud plockas upp av takhögtalare från Sennheiser, och det finns handhållna mikrofoner att använda vid föredrag.
Från en Crestron LED-panel styrs ljuset och hela ljud- och bildanläggningen. Panelen har programmerats av Elcenters tekniker för att endast visa de funktioner som går att styra och Länsförsäkringar har fått ett företagsprofilerat gränssnitt.
